Forside
HåndboldGynmastikSeniorerTennisFoto1Foto2Foto3

Referat Repræsentantskabsmøde 2017

Repræsentantskabsmøde i Stavtrup Idrætsforening d. 20. april 2017

Til stede var:
Simon Hansen, Badminton
Peter Kaarup, Fodbold
Karl Kristian Tanderup, Bordtennis
Rikke Klintø og Kim Djernæs, Gymnastik
Flemming Hansen, Håndbold
Allan Mortensen, Tennis
Grete Timmann, Lisbeth Mortensen, Hanne Steentoft , Motion og Bevægelse for Seniorer
Erik Krabbe , Haludvalget
Alan Madsen, Basket – med via telefon under pkt. 5
Lone Weiss, Forretningsudvalget
Niels Lyhne, Forretningsudvalget
Marlene Nielsen, gæst

Pkt 1. Valg af dirigent
I betragtning af det overskuelige fremmøde blev der i lighed med andre år ikke formelt valgt dirigent.
Mødet var rettidigt indkaldt.

Pkt 2. Formandens beretning
Niels Lyhne aflagde beretning. Fra beretningen refereres :
Det har været et aktivt år i foreningen. Selvfølgelig primært i afdelingerne, men også flere arrangementer i hovedforeningen med samarbejde på tværs af afdelingerne. Mange har trukket, men der er et element af Tordenskjolds Soldater. Tak til alle. Flemming Hansen og Rikke Klintø skal fremhæves for deres engagement i henholdsvis håndbold og gymnastik og store indsats omkring jubilæum og julearrangement.

Fokus i hovedforeningen har i det forløbne år været på 50 års jubilæet, julefest og halprojekt.
Jubilæumsarrangementerne over 2 dage i oktober var vellykkede med rigtig mange besøgende – samlet ca 800 - og der blev lavet et flot visitkort i form af det husstandsomdelte jubilæumsskriftet, som i sær en række medlemmer med trådene langt tilbage tog sig af. Tak til Niels- Jørgen Guldberg og co.

Samlet kostede jubilæet kr 21.000 i underskud , men der var som oprindeligt budgetteret og var alle pengene værd.
Julefesten d. 18. december i hallen er efterhånden en god Stavtrup-tradition og der kom mindst 400 borgere, små og store. Det gav et overskud på kr 9.000 til Haludvalgets arbejde. Meget arbejde for et mindre beløb, men det drejer sig også om synlighed, fællesskab og sammenhængskraft i både forening og Stavtrup.

Tak til Patrice for mad og servering til alle arrangementerne og som altid lækkert og på flotte vilkår som bidrag til foreningen.

Vi har holdt et hovedbestyrelsesmøde med halprojektet i fokus. Der var en klar beslutning om at arbejde for placering af multihal der hvor fodboldklubhuset i dag ligger. Haludvalget knokler videre og har etableret mange vigtige kontakter. Tegnearbejdet vil snart blive mere konkret. Det vil naturligvis komme op til nærmere drøftelse i hovedbestyrelsen. Haludvalget har noteret afdelingernes ønsker, men alt vil nok ikke kunne komme med. Men meget vil !

Udlejningen af Sifen vil blive gjort mere synlig og dermed bidrage til hovedforeningens økonomi.
Der er stort pres på tid i hal og gymnastiksal, men afdelingerne samarbejder forbilledligt for at løse kapacitetsproblemet så godt som det nu kan lade sig gøre.

Skolen har bedt foreningen om at deltage i skolebestyrelsens møder for at styrke kontakt og arbejdet med og for børn og unge i Stavtrup.

Stavtrup IF er samlet en synlig og aktiv forening med ca 25 % af Stavtrups borgere som medlemmer. Ganske pænt. Vi får også brug for borgerne i Stavtrup når foreningen hardcore skal i gang med at skaffe penge til den nye multihal. Vi får ikke bare alle appelsinerne i turbanen af sig selv ! Det bliver spændende at følge – og spændende om det kommer til at ske i år eller næste år.

Som altid stor tak til alle der det forløbne år har været med til at skabe og drive foreningen. Ledere, træner, forældre der har kørt og vasket osv.
Beretningen gav anledning til drøftelse af hvad Haludvalget arbejder ud fra af ønsker og hvordan der er søgt hos myndigheder og finansieringspartnere. Erik Krabbe redegjorde for det, herunder at udgangspunktet er det skema som afdelingerne tidligere har udfyldt. Til afdelingernes formænd sendes den ansøgning, der er indgivet til kommunen.
I tilknytning til drøftelsen om multihal vedtog Repræsentantskabet på opfordring fra tennis følgende udtalelse jfr. indkommet
forslag :
”Haludvalget opfordres til at undersøge muligheden for at få en tennishal indarbejdet i multihalprojektet.”

Pkt 3. Godkendelse af regnskab
Lone Weiss gennemgik det udsendte regnskab. Regnskabet blev efter drøftelse godkendt med forbehold om korrektion af fordeling af underskud vedr drift af Siffen. ( Dette er efterfølgende ændret, sådan at de berørte afdelingers bidrag bliver mindre . )

DGI medlemskab, der koster kr 15.000, giver adgang til billigere forsikring af alle afdelinger og adgang til billige konsulenter og kurser. Tennis, Gymnastik, Motion og Bevægelse for Seniorer og Bordtennis bruger DGI tilbud, nogen afdelinger mere end andre.

Jubilæumsfejringen gav et underskud på kr 21.000 hvilket blev fundet acceptabelt i betragtning af den markante fejring og at det svarer til det først udarbejdede budget.

Julefesten gav kr 9000 i overskud hvilket i betragtning af det store arbejde er i underkanten. Men en vigtig Stavtrup- begivenhed, som ikke kun kan gøres op i penge. Overskuddet indgår ikke i Hovedforeningen, men er tilgået Haludvalget.
Riposten gav – som altid – underskud denne gang på kr 17.000. Annonceindtægten – kr 59.000 - var bedre end budgetteret, men skal forøges betydeligt for at bringe balance. Som tidligere år var der enighed om vigtigheden af Riposten for foreningen og Stavtrup.

Udlejning af Siffen - bygning bliver fremover kraftigt opgraderet og Flemming oplyste, at der pt er 12 bookninger a 1000kr. Rikke ser på service mm. i Siffen og tager en indkøbstur til Ikea for at supplere i nødvendigt omfang.
Forretningsudvalget tjekker forsikringsaftale på Siffen, herunder om det kan gøres billigere.

Fordeling af underskud vedr Siffen er opgjort efter medlemstal indberettet til Lone, men der blev rejst spørgsmål om det er de rigtige medlemstal. Lone undersøger det og melder tilbage til formændene. I fornødent omfang korrigeres fordelingen efter godkendelse fra afdelingerne. ( Er medtaget i korrigeret regnskab jfr ovenfor)

Det blev i tilknytning til drøftelser om Siffen vedtaget at etablere et nyt Sif – udvalg.

Pkt. 4. Godkendelse af budget- herunder fastlæggelse af hovedforeningsbidrag.
Budget med uændrede hovedforeningsbidrag blev godkendt.
Budgettet gav anledning til forslag om at gentænke indtægtsmuligheder, herunder samlede sponsorater og sponsorater med tilknyttede annoncer i Riposten.

Pkt. 5. Behandling af indkomne forslag.
Fra forretningsudvalget var udsendt forslag om modernisering af vedtægterne, sådan at foreningens navn fremover staves med ”v” og ikke ”u” i erkendelse af at det er blevet den officielle betegnelse for Stavtrup. Flere afdelinger bruger også Stavtrup i navn og logo.

Samtidigt var forslag om at tilpasse Århus til Aarhus og at vedtægterne sprogligt ensrettes, sådan at det neutrale ” foreningen” konsekvent bruges.

Forslaget blev vedtaget af alle fremmødte samt af Basket, der deltog i behandling af forslaget via telefon.
Vedtægternes § 1 er herefter sålydende :

” Foreningens navn er Stavtrup Idrætsforening.
Foreningens hjemsted er Stavtrup I Aarhus Kommune.
Foreningen blev stiftet den 5. oktober 1966. ”
Forslaget betyder at afdelingerne opfordres til løbende at tilpasse vedtægter mm. Det blev præciseret, at det ikke betyder at dragter, materiel mm. hvor der står Stautrup skal skrottes.
Hjemmesider skal rettes og domænerettigheder skal undersøges. Niels Lyhne tager initiativ til det.
Hjemmesiden skal i øvrigt opdateres.
De samlede reviderede vedtægter sendes senere til afdelingerne med en frist til at komme med eventuelle bemærkninger.

Pkt.6. Valg af hovedformand.
Niels Lyhne genvalgt

Pkt.7. Valg af næstformand.
Simon U. Holm valgt.

Pkt.8. Valg af kasserer.
Lone Weiss genvalgt. Lone tilkendegav, at Hovedforeningen skal begynde at se sig om efter en ny kasserer.

Pkt.8. Valg af sekretær.
Ubesat.

Pkt.9. Valg af suppleanter til hovedbestyrelse.
Ubesat.

Pkt. 10. Valg af 2 revisorer og 1 revisorsuppleant.
Ove Malling Bech og Villars Clausen blev genvalgte. Suppleant ubesat.

Pkt.11. Eventuelt.
Allan opfordrede til bedre disciplin omkring referater, hvilket blev taget til efterretning.

Flemming og Peter opfordrede til gentænkning af foreningen for bl.a. at professionalisere og udnytte ”stordriftsfordele”. Der var enighed om at undersøge muligheden via et strategiprojekt. Niels kontakter DGI om oplæg til det på et fælles møde og eventuelt inviteres Hørning Idrætsforening, der lige har været gennem et vellykket forløb, hvor en gennem mange år typiske decentralisering for en idrætsforening på udvalgte områder er rullet tilbage.

Idrættens dag gentages søndag d. 1. oktober 2017.

Juletræsfesten bliver i år d. 17. december.

Opfordring til at tjekke kontaktoplysninger på bestyrelsesmedlemmer mm. på hjemmesider og i Riposten.

Marlene Iversen orienterede om hendes tanker om i Stavtrup at etablere E-sport. Hun er i kontakt med DGI om det og planlægger at holder informationsmøde i Stavtrup for at finde ud af om der er interesse. Det er et område i udvikling og DGI støtter det, hvis det kombineres med fysisk aktivitet og andre sundhedstiltag. Der var stor enighed om at det er et godt initiativ og at foreningen frem til sommerferien vil stille Siffen til rådighed hver mandag kl 17-19. Håndbold giver adgang internet. Marlene drøfter muligheden for samarbejde med bordtennis og basket. Marlene indkalder til informationsmøde i Siffen d.1. maj for at undersøger interessen. Nærmere drøftelser om varig tilknytning til Stavtrup Idrætsforening afhænger af hvordan det udvikler sig, herunder hvordan DGI m.fl. vil forholde sig.

Stavtrup d. 10. maj 2017

Niels Lyhne

© 2018 Stautrup IF
Website Security Test